Regulamin Udziału Firm

Międzynarodowe Centrum Kongresowe (pl. Sławika i Antalla 1, 40-005 Katowice)

Organizator: Polskie Towarzystwo Urologiczne (PTU)
Biuro Organizacyjne: Biuro Kongresowe PTU
Data publikacji Regulaminu: 15 grudnia 2017 r.

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Kongres ma charakter zamknięty, w którym mogą wziąć udział wyłącznie osoby posiadające zgodę Organizatora na ustalonych przez niego zasadach.
  2. Uczestnikami Kongresu mogą być osoby uprawnione do wystawiania recept oraz osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi, a także studenci ostatnich lat medycyny, posiadający ważną legitymację studencką i osoby związane zawodowo z tematyką Kongresu, w tym przedstawiciele sponsorów, w szczególności wystawcy i partnerzy Kongresu Naukowego PTU.
  3. Przepisy niniejszego Regulaminu obowiązują wszystkich uczestników, w tym wszystkie Firmy biorące udział w XLVIII Kongresie Naukowym PTU. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu i zobowiązaniem do jego przestrzegania.
  4. Wybrane przepisy niniejszego Regulaminu, w szczególności przepisy porządkowe oraz dotyczące bezpieczeństwa, obowiązują również firmy pracujące na zlecenie Wystawców kongresu (np. firmy zewnętrzne budujące stoiska, dostarczające sprzęt na stoiska, obsługujące stoiska). Za działania tych firm Wystawca odpowiada jak za działania własne.
  5. Firma pragnąca wziąć udział w kongresie jest zobowiązana do odesłania do Biura Organizatora podpisanego Regulaminu. W razie niespełnienia tego warunku wszelkie zgłoszenia i rezerwacje będą nieważne, a administrator sieci usunie je z systemu.
  6. W sprawach związanych z udziałem firm w kongresie należy kontaktować się z dyrektorem Biura PTU, Iwoną Sribniak (tel. 22 845 69 18, kongresptu@ptu.net.pl).

II. ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA W KONGRESIE / REJESTRACJA PRZEDSTAWICIELI I GOŚCI FIRMY

  1. Rejestracja przedstawicieli oraz gości Firm jako uczestników zjazdu odbywa się wyłącznie za pośrednictwem strony internetowej kongresu. Inne formy zgłoszenia nie będą akceptowane. Adres panelu dla firm: www.kongres2018.pturol.org.pl/company. Przewidywany termin uruchomienia strony internetowej – 15 stycznia 2018 r.
  2. Dostęp do ww. panelu dla firm będzie możliwy po otrzymaniu z Biura PTU indywidualnego (innego dla każdej Firmy) loginu i hasła dostępu.
  3. W zależności od liczby zgłoszeń́ Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zamknięcia rejestracji, jednak nie wcześniej niż̇ 5 czerwca 2018 r.
  4. Osoba dokonująca rejestracji na Kongres bierze na siebie obowiązek dokonania opłaty rejestracyjnej. Zgłoszenie będzie brane pod uwagę̨ dopiero po zarejestrowaniu odpowiedniej wpłaty, chyba że postanowiono inaczej na mocy podpisanej Umowy pomiędzy PTU a Firmą.
  5. W razie rejestracji lub realizacji płatności po 11 maja 2018 Uczestnik nie ma gwarancji otrzymania kompletu materiałów konferencyjnych.

III. OPŁATY REJESTRACYJNE

  1. Wysokość opłaty rejestracyjnej jest uzależniona m.in. od statusu zgłoszonego uczestnika oraz daty dokonania przelewu, a nie zgłoszenia uczestnictwa lub rejestracji. Kwoty podane w poniższej tabeli są kwotami brutto.

    Termin wniesienia opłaty na konto PTU do 07.04.2018 od 08.04.2018
    do 08.05.2018
    od 09.05.2018
    do 04.06.2018
    od 05.06.2018
    Członkowie PTU* 650 zł 750 zł 800 zł 850 zł
    Członkowie Sekcji Adeptów Urologii / Studenci* 300 zł 350 zł 400 zł 450 zł
    Osoby nie będące członkami PTU, w tym przedstawiciele firm 750 zł 850 zł 900 zł
    Pielęgniarki 150 zł 200 zł
    Osoby towarzyszące** 150 zł 200 zł
    UROCZYSTE OTWARCIE KONGRESU (12 CZERWCA)***
    UCZESTNIK KONGRESU 100 zł 150 zł

    * Członkowie PTU oraz członkowie Sekcji Adeptów Urologii PTU mają prawo do opłaty rejestracyjnej w wysokości 650/300 zł pod warunkiem opłacenia w terminie, tj. do 31 marca 2018 roku, składki członkowskiej PTU. W przypadku braku tejże Biuro Kongresowe PTU jest zobowiązane do naliczania opłaty rejestracyjnej wg stawek dla osób nie będących członkami PTU.

    ** Za osobę towarzyszącą nie może być uznany członek PTU, członek SAU, przedstawiciel (pracownik) firmy uczestniczącej w Kongresie.

    *** Uroczyste otwarcie Kongresu nie jest finansowane przez Firmy będące członkami INFARMY.

  2. Zgodnie ze Statutem PTU Członkowie Honorowi Polskiego Towarzystwa Urologicznego są zwolnieni z opłaty rejestracyjnej.
  3. Prawo do upustu w wysokości 50% opłaty rejestracyjnej mają członkowie rzeczywiści PTU, którzy ukończyli 70. rok życia.
  4. Weryfikacji statusu uczestników dokonuje pracownik Biura PTU na podstawie aktualnej bazy członków PTU.
  5. Przedstawiciele firm w ramach opłaty kongresowej (fee) mają zagwarantowane następujące świadczenia ze strony PTU:
    1. wstęp na obrady,
    2. materiały kongresowe,
    3. lunche w dniach 12-13 czerwca,

IV. ZGODNOŚĆ Z KODEKSEM PRZEJRZYSTOŚCI (INFARMA)

  1. Polskie Towarzystwo Urologiczne, wychodząc naprzeciw firmom zrzeszonym w INFARMIE, oświadcza, że z odpowiednim wyprzedzeniem wystąpi do INFARMY o wydanie certyfikatu (tzw. Certyfikacja wydarzeń naukowych online).
  2. Wszyscy uczestnicy Kongresu otrzymają identyfikatory. Ich wzory graficzne będą uzależnione od statusu uczestnika (identyfikator dla osób uprawnionych do wystawiania recept i prowadzących obrót produktami leczniczymi będzie się różnił od identyfikatorów pozostałych uczestników).
  3. Organizator Kongresu prześle przed Kongresem wzory identyfikatorów do firm zrzeszonych w INFARMIE.
  4. PTU jako beneficjent środków finansowych przekazanych przez firmy zrzeszone w INFARMIE, wyraża zgodę na publikację danych o transferze środków finansowych.
  5. PTU oświadcza, że środki przekazane przez Firmy będące członkami INFARMY nie zostaną wykorzystane na pozamerytoryczne elementy programu.

V. PRZEPISY PORZĄDKOWE / BEZPIECZEŃSTWO EKSPONATÓW

  1. Wszyscy uczestnicy kongresu są zobowiązani do przestrzegania przepisów przeciwpożarowych i porządkowych ustalonych przez gospodarza obiektu.
  2. Montaż stoisk będzie możliwy 10 czerwca 2018 zgodnie z opracowanym przez Biuro Kongresowe PTU szczegółowym planem montażu.
  3. Demontaż stoisk będzie można rozpocząć w ostatnim dniu kongresu, wyłącznie po zakończeniu obrad.
  4. Wystawcy są zobowiązani do sprzątania stoisk we własnym zakresie. Organizator kongresu zapewni dostęp do pojemników na odpady.
  5. Budowa stoisk oraz montaż urządzeń powinny być przeprowadzane i zakończone w sposób niezagrażający bezpieczeństwu i porządkowi publicznemu, w szczególności zdrowiu i życiu osób przebywających na terenie obiektu.
  6. Prace związane z budową stoiska (malowanie, przycinanie, szlifowanie) powinny być ograniczone do minimum. Wystawcy budujący stoiska we własnym zakresie (zlecenie zewnętrzne) są zobowiązani do dostarczenia stoiska na teren obiektu w postaci elementów gotowych do zamontowania.
  7. Wykonawca stoiska jest zobowiązany do pozostawienia swobodnego dostępu do urządzeń technicznych, tj. rozdzielni elektrycznych, hydrantów.
  8. Urządzenia prezentowane przez Wystawcę powinny posiadać świadectwa oceny zgodności z wymaganymi normami, dotyczącymi zwłaszcza bezpieczeństwa, a także atesty, o których mowa w przepisach przeciwpożarowych. Powyższe dotyczy również materiałów, z których jest wykonane stoisko.
  9. Wszelkie urządzenia i instalacje elektryczne muszą odpowiadać wymogom Polskiej Normy PN-IEC-60364 oraz powinny być wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami „Budowy urządzeń elektroenergetycznych".
  10. Wystawcy są zobowiązani do wyłączania zasilania swojego stoiska każdorazowo przed opuszczeniem stoiska.
  11. W czasie kongresu obowiązuje bezwzględny zakaz spożywania napojów alkoholowych w salach obrad oraz na stoiskach.

VI. ODPOWIEDZIALNOŚĆ / UBEZPIECZENIE / OCHRONA

  1. PTU nie ponosi odpowiedzialności za szkody lub ubytki w mieniu wystawców, spowodowane przez osoby trzecie, z winy poszkodowanego lub z powodu działania siły wyższej.
  2. Wystawca ponosi odpowiedzialność finansową za szkody w mieniu Centrum Kongresowego, spowodowane działaniem osób pracujących na jego rzecz przy budowie lub demontażu stoiska oraz swoich pracowników będących uczestnikami kongresu.
  3. Opisu i oceny szkody dokonuje przedstawiciel Centrum Kongresowego w obecności przedstawiciela PTU oraz Wystawcy i / lub wykonawcy stoiska, co zostanie potwierdzone w sporządzonym protokole szkody.
  4. Wystawca we własnym zakresie ubezpiecza swoje mienie, stanowiące wyposażenie stoiska.
  5. Wystawca we własnym zakresie ubezpiecza z tytułu odpowiedzialności cywilnej osoby pracujące na jego rzecz przy budowie i demontażu stoiska.
  6. PTU ubezpiecza od nieszczęśliwych wypadków osoby zarejestrowane jako uczestnicy kongresu (z wyłączeniem osób, które zarejestrują się on site).
  7. PTU zapewnia ochronę miejsca obrad i powierzchni wystawienniczej podczas kongresu, tj. w dniach 11-14 czerwca 2018.

VII. STOISKO FIRMY – POZOSTAŁE POSTANOWIENIA

  1. O lokalizacji stoisk decyduje Biuro Kongresowe PTU w porozumieniu z Wystawcą.
  2. O lokalizacji stoisk decyduje Biuro Kongresowe PTU w porozumieniu z Wystawcą. Wystawca może zlecić zabudowę stoiska Polskiemu Towarzystwu Urologicznemu lub firmie zewnętrznej.
  3. O lokalizacji stoisk decyduje Biuro Kongresowe PTU w porozumieniu z Wystawcą. W przypadku budowania stoiska przez firmę zewnętrzną Wystawca ma obowiązek:
    1. powiadomić o tym Biuro Kongresowe PTU w nieprzekraczalnym terminie 15 kwietnia 2018, a także podać nazwę firmy budującej stoisko i dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za montaż i demontaż stoiska (imię i nazwisko, adres email, numer telefonu),
    2. przekazać wizualizację stoiska w nieprzekraczalnym terminie 10 maja 2018 do firmy KOREKT EVET DESIGN (email: korekt@korekt.pl), odpowiedzialnej za oprawę scenograficzną kongresu i nadzór nad powierzchnią wystawienniczą,
    3. wykonać instalację elektryczną zgodnie z przepisami „Budowy urządzeń elektroenergetycznych" (PTU sporządzi na podstawie zgłoszonego przez Firmy zapotrzebowania na prąd plan elektryczny i dostarczy prąd na stoisko (do 5kW – bezpłatnie); Firmy podłączają urządzenia znajdujące się na stoisku we własnym zakresie),
    4. Firmy, których stoiska będą wymagały podłączenia przyłącza 32 A lub rozdzielni prądu, ponoszą koszty przyłączenia ww. urządzeń. PTU wystawi fakturę VAT na podstawie planu elektrycznego zatwierdzonego przez elektryka oraz gospodarza obiektu.
  4. Wysokość zabudowy nie może przekraczać 3 metrów.
  5. Żadne elementy konstrukcyjne, eksponaty czy dekoracje nie mogą przekraczać przyznanej Firmie powierzchni wystawienniczej ani obowiązującej wysokości zabudowy. W przypadku stwierdzenia przekroczenia wymiarów stoiska (ze szczególnym uwzględnieniem ustalonej wysokości) Organizator zażąda usunięcia tych elementów. W przypadku braku możliwości zdemontowania elementów scenograficznych przekraczających ww. wysokość na Wystawcę zostanie nałożona kara finansowa w wysokości 50% kosztów wynajętej powierzchni.
  6. Materiały informacyjne oraz reklamowe dotyczące Firmy i jej działalności mogą znajdować się wyłącznie na stoisku Firmy albo w teczkach kongresowych. Materiały pozostawione w innych miejscach będą usuwane przez obsługę.
  7. Wystawca pragnący zatrudnić osoby do obsługi swojego stoiska (w charakterze hostess / obsługi technicznej) jest zobowiązany do:
    1. uzyskania zgody Biura Kongresowego PTU,
    2. nadesłania, najpóźniej w terminie 14 dni przed Kongresem, e-maila zawierającego imię i nazwisko osoby pełniącej rolę hostessy (członka obsługi technicznej).
    Uwaga! Zgłoszenia dokonywane na miejscu będą traktowane jak zgłoszenia pełnopłatne. Oznacza to, że osoby zatrudnione przez Wystawcę jako hostessy (obsługa techniczna) nie zostaną wpuszczone na teren wystawy firm, jeśli Wystawca nie zobowiąże się na piśmie do uiszczenia opłaty w wysokości 800 zł za każdą osobę zgłoszoną po ww. terminie.
  8. Ustala się następujące limity dotyczące liczby hostess obsługujących stoisko firmy:
    1. dla firm, które wykupią od 6 do 20 metrów kwadratowych – maks. 2 osoby,
    2. dla firm, które wykupią powyżej 20 metrów kwadratowych – maks. 3 osoby.
  9. Osoby pełniące rolę hostess mają prawo wstępu wyłącznie na teren powierzchni wystawienniczej.
  10. Przekazanie powierzchni wystawienniczej Wystawcy nastąpi pod warunkiem uregulowania przed kongresem wymaganych należności, wynikających z zamówienia lub z zawartej Umowy.

VIII. MATERIAŁY REKLAMOWE / IMPREZY TOWARZYSZĄCE / CATERING

  1. Firma chcąca umieścić materiały informacyjne lub reklamowe w teczkach kongresowych musi zawczasu uzyskać akceptację Zarządu Głównego PTU.
  2. Podobną akceptację należy uzyskać w przypadku zamówienia dotyczącego emisji spotu reklamowego podczas obrad kongresu.
  3. Nie zezwala się na organizowanie przez firmę jakichkolwiek imprez towarzyszących (np. spotkania towarzyskie, wycieczki) podczas całego kongresu.
  4. Nie zezwala się na wprowadzanie na teren obiektu własnego cateringu. Firmy pragnące zamówić poczęstunek (kawa, kanapki itd.) powinny kontaktować się w tej sprawie bezpośrednio z gospodarzem obiektu.

IX. REZYGNACJA Z UDZIAŁU / REZYGNACJA Z POZOSTAŁYCH ŚWIADCZEŃ

  1. W przypadku zastąpienia osoby rezygnującej z udziału w kongresie inną osobą (zgłoszoną po 31 marca 2018), stawka opłaty rejestracyjnej będzie naliczana zgodnie z tabelą opłat – patrz tabela opłat (pkt III).
  2. W razie rezygnacji uczestnika i niezgłoszenia w jego miejsce kolejnej osoby obowiązują następujące stawki opłat:
    1. rezygnacje zgłoszone w terminie do 15 kwietnia 2018 – nastąpi zwrot poniesionych kosztów w wysokości 100% opłaty rejestracyjnej oraz 50% opłaty za zakwaterowanie;
    2. Rezygnacje zgłoszone w terminie 16 kwietnia – 15 maja 2018 upoważniają do zwrotu 50% opłaty rejestracyjnej oraz opłaty za zakwaterowanie;
    3. po 15 maja 2018 nie przysługuje zwrot jakichkolwiek kosztów.
  3. Rezygnacja firmy ze stoiska, zgłoszona w terminie 01 kwietnia – 30 kwietnia 2018, skutkuje naliczeniem opłaty w wysokości 50% zamówionego świadczenia. W przypadku rezygnacji ze stoiska w terminie 1 maja – 15 maja 2018 zostanie naliczona opłata w wysokości 65% zamówionego świadczenia, po tym terminie PTU wystawi fakturę opiewającą na 75% zamówionego świadczenia.
  4. Rezygnacja z pozostałych świadczeń w terminie 15 kwietnia – 15 maja 2018 skutkuje naliczeniem opłaty w wysokości 40% zamówionego świadczenia, po tym terminie PTU wystawi fakturę opiewającą na 50% zamówionego świadczenia.

X.SIŁA WYŻSZA

  1. Siła wyższa oznacza nagłe zdarzenie zewnętrzne, niezależne od Organizatora, uniemożliwiające wykonanie zobowiązania w całości lub w deklarowanej formie i zakresie, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia. Zdarzeniem takim są̨ w szczególności wojny, katastrofy naturalne, strajki oraz akty organów władzy i administracji państwowej – np. ogłoszenie żałoby narodowej. W przypadku Kongresu siłą wyższą̨ może być także nagła, niemożliwa do przewidzenia niewydolność Centrum Konferencyjnego spowodowana np. zalaniem, pożarem czy inną awarią
  2. W niezależnych od Organizatora przypadkach – spowodowanych siłą wyższą – Organizator może podjąć decyzję o odwołaniu lub zmianie miejsca i terminu Kongresu. Organizator nie ponosi wówczas odpowiedzialności za korzyści utracone przez Firmy z tego tytułu oraz nie pokrywa utraconych kosztów, jakie Firma poniosła w związku ze zmianami opisanymi powyżej.
  3. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn zależnych od Organizatora wniesiona opłata jest zwracana Uczestnikom w całości.
  4. W przypadku zmiany miejsca lub terminu Konferencji z przyczyn zależnych od Organizatora Firma może podjąć decyzję o odstąpieniu od uczestnictwa w Kongresie, a wniesiona opłata jest mu zwracana w całości.
  5. Zwrotu opłaty dokonuje się na konto bankowe, z którego przelew był wykonany. W przypadku wystawionych faktur VAT, do 14 dni po otrzymaniu podpisanej kopii faktury korygującej.
Pieczątka nagłówkowa Firmy

OŚWIADCZENIA

  1. Ja, niżej podpisana/ny, działając w imieniu ………………………………………………….. (proszę podać pełną nazwę Firmy) potwierdzam chęć udziału Firmy w XLVIII Kongresie Naukowym Polskiego Towarzystwa Urologicznego.
  2. Oświadczam, że:
    1. jestem upoważniona/ny do złożenia i podpisania niniejszego Oświadczenia;
    2. zapoznałam/em się z postanowieniami „Regulaminu udziału firm w XLIVII Kongresie Naukowym Polskiego Towarzystwa Urologicznego” i tym samym zobowiązuję się w imieniu Firmy do respektowania jego zapisów przez wszystkich przedstawicieli Firmy obecnych na Kongresie.
  3. Oświadczam, że firma jest płatnikiem VAT. Upoważniam organizatora do wystawienia faktury VAT za usługi świadczone na rzecz naszej Firmy bez podpisu nabywcy.


--------------------------------
(Miejscowość, data)
--------------------------------
(pieczątka i podpis osoby
upoważnionej do składania zamówienia )
Powrót